顧客らくだプロ
東京都世田谷区
「顧客」と「販売」２つのらくだを使い分けて、現場情報から売上までを管理
有限会社早川木工所
早川誠一社長
ふすまやドア、アルミサッシ、鍵などの取付工事から取替えなどメンテナンスまでを扱う建具屋には、材料から色、型番に至るまで、現場ごとに異なる細心の情報管理が求められます。
先代からの手書き伝票をやめてパソコン導入に踏み切った二代目が選んだのが「らくだシリーズ」。複数のらくだを使い分けておられる有限会社早川木工所社長の早川誠一さんにお話を伺いました。
ビジネス継続には物件ごとの詳細記録が必須
建具屋という仕事は、建物の部品・部材の取付・施工を一手に引き受けるため、扱う部材は鍵の一個からアルミサッシ、ふすまに至るまで、種類も多岐に渡ります。しかも、物件ごとに取り扱い業者が異なるため、その現場に採用した部品のメーカーや型番なども管理しておかなければ、後にメンテナンスを依頼された際の対応は困難です。現場の詳細な記録を残しておく事は、仕事を次につないでいくための必須条件というわけです。
もちろん、現場での簡単なやり取りや部材のメーカー名などは、簡単なメモや走り書きを残しておくだけでも十分な場合もあるでしょうが、ずいぶん前に仕事を受注した顧客からの突然の依頼に、いつ施工した現場か、どこのメーカーの部品を使ったか、伝票はどこに保管したかをすぐに引き出せなければ、迅速な対応はできません。
親子代々建具屋を営んできた早川さんの会社でも、「取引先工務店、現場、部材メーカー、材料、色、型番といった情報は管理しておきたいところですが、現実には忙しくて、取引先の名刺を整理するのが精一杯でした。父の時代には、手書き伝票の分厚い束を一枚一枚めくって調べたり、何年も前の現場ともなると、古い請求書を引っ張り出したりしていました」（早川さん）とのこと。しかし、二代目の早川さんがパソコン導入に踏み切り、今では「顧客らくだプロ」の機能を駆使し工夫を凝らして、簡単な情報管理を実現しています。
ちょっとしたメモ書きから始まる顧客管理
早川さんが改善のポイントにしたのは、現場の対応履歴管理です。新規に作業した現場はどこか、メンテナンス依頼はいつあったか、どのようなクレームにどう対応したのか、担当者は誰だったのか、といった記録を、「顧客らくだプロ」の対応履歴管理機能を使ってパソコンにメモとして残しておくだけで、突然の連絡を受けた場合でも、古い情報をすぐに検索して確認することが出来ます。また、販売商品の記録機能を使って、使用した部品のメーカー名と型番を管理することで、追加発注などに慌てなくてすむようになりました。
最初はプログラムを組んだり他社のソフトも試したりした早川さんですが、「らくだは操作も簡単ですし、工夫次第で大変便利に使えます」とのこと。特に対応履歴機能を評価しておられ、例えば、以前の取引金額や掛け率をメモとして記録しておけば、前回の請求書の控えを探さなくてもすぐに必要な書類を発行できる、メンテナンスした現場の修復状態を画像で保存しておいて次の対応に備えるといった使い方への工夫も見られます。
早川さんは、「顧客らくだプロ」を使って取引先と現場の管理をし、取引金額の記録をつけながら、「販売らくだプロ」で伝票発行や売上管理を、「出納らくだ」で現金出納帳の記帳を行っておられます。ちょっとした工夫でパソコンを十分活用できビジネスに結び付けていける「らくだ」ならではの特徴を非常に理解して使っておられるようです。
不慣れな方でも安心のサポート･サービス
しかし、どれほど便利で業務の効率化が期待できるソフトでも、購入してすぐに使いこなせなければ何の価値もありません。 早川さんには、ソフトのプログラミングまでこなせるパソコンのエキスパートである奥様がいらっしゃいますが、「普段の主人は、ソフトの使い方がわからなければマニュアルも読まずに私にやり方を訊いてくるのですが、らくだに関しては何の質問も無いまま、いつの間にか使いこなしていたようです」と使い勝手のよさを強調しておられます。
「顧客らくだ」のマニュアルでは、ウィンドウズの操作法に始まり、ソフトのインストール作業、入力や印刷の仕方までをわかりやすく解説しています。また、専門スタッフによる電話やファックス、E-mailでのサポートをいつでも無料で受けることが出来る安心のサービスを提供しています。
もちろん、パソコンやソフトを導入する際には、早川さんのように、そのソフトで何をしたいかを明確にしてから自分の目的にあったソフトを選ぶことが必要です。高機能・多機能に惑わされず、普段良く使う機能がどれだけ使いやすいかに重点を置いたソフト選びをお勧めします。
